ZAYİ
BELGESİ VE SÜRE DEĞİŞİKLİĞİ
NbEkonomi
28.7.2022
Bu günkü yazımda uygulama açısından önemli bir belgeden,
hatırlatma olarak tekrar söz edeceğim ve
önemli bir değişikliğe değineceğim. Bu belge, alınması gerektiği halde pek çok
durumda alınması ihmal edilmekte, bu ihmal de ileride çeşitli hukuk alanlarında
beklenmeyen sorunlara yol açabilmektedir.
Ticaret
Kanunu 82. maddesinde tacirlere ticari defterleri, mali tabloları, ticari
mektupları ve defterlere yapılan kayıtları on yıl süre ile saklama yükümlülüğü
getirmiştir. Saklama süresi ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin
çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yıl sonu yıl sonu finansal tabloların
ve/veya konsolide finansal tabloların
hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu
takvim yılının bitişiyle başlamaktadır. Saklama süresi ticaret hukukuna göre 10
yıl, vergi hukukuna göre kural olarak beş yıldır. Kural olarak dememin sebebi,
süreyi uzatan pek çok istisnanın bulunmasıdır.
Ancak
bu saklama süresi içerisinde elbetteki defter ve belgelerin başına pek çok şey
gelebilir. Bu süre içerisinde defter ve belgeler yok olabileceği gibi tahrip de
olabilir, okunamaz hale gelebilir.
Öte
yandan defter ve belgelerin yetkili mercilere ibraz edilmemesi, çeşitli
kanunlarda (Örneğin Vergi Usul Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık
Sigortası Kanunu, Sermaye Piyasası Kanunu) ayrı ayrı yaptırıma bağlanmıştır.
İşte bu nedenle ibraz edilememe halinin, ibraz etmeme kasdına dayanmadığının ve
ibraz etmemenin elde olmayan bir sebepten ileri geldiğinin kanıtlanabilmesi
için Ticaret Kanunu tacirlere bu konuda da bir mükellefiyet yüklemiştir.
Ticaret
Kanununun 82/7. maddesine göre; “bir
tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler; yangın, su baskını veya
yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi
içerisinde kayba uğrarsa, tacir kaybı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün
içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine
bir belge verilmesini isteyebilir”. Madde metninde “yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi” denilmek suretiyle bu
gibi olayların benzerlerinin de bu kapsamda yorumlanması gerektiği ifade
edilmiştir. Uygulamada bu hükme dayanılarak mahkemelerce verilen belgeye veya
karara, “zayi belgesi” adı verilmektedir.
Burada
önemli olan, defter ve belgelerin elden çıkmasında, tacirin bir kusurunun
olmaması gerekir. Bir başka deyişle iddianın inandırıcı ve samimi olması,
hayatın olağan akışı içerisinde makul olması gerekmektedir. Örneğin çeşitli
mahkeme kararlarında; boş bir araziye park edilen arabadan defterlerin
çalınması, muhasebeci tarafından yazılmak için alınan defterlerin bulunduğu
çantanın vapurda unutulması, binaya giren hırsızların defter ve belgeleri
çaldığı şeklindeki iddialar samimi ve inandırıcı bulunmamıştır.
Hasımsız
olarak görülecek bu davada, mahkemeler gerekli araştırmayı yapmak durumundadır.
Mahkeme, itfaiye raporu, karakol tutanağı gibi belgeleri incelemenin yanı sıra
şahit de dinleyebilmektedir. Mahkemeye müracaat ederken, kayba yol açan olaya
ilişkin delillerin yanı sıra hangi defter ve belgeler için zayi belgesi
istenildiğinin de belirtilmesi gerekir. Zira tutulmamış veya tasdiki
yaptırılmamış defterler için zayi belgesi istenilmesi mümkün değildir. Tasdik
ettirilmiş olsa dahi, kullanılmamış, boş defter veya fatura, fiş, irsaliye gibi
belgeler için zayi belgesi istenemez.
Ancak
serbest meslek erbabınca kullanılan defter ve belgelerin zayi halinde, zayi
belgesi istenilmesi mümkün değildir. Çünkü zayi belgesi, Ticaret Kanununda
tacir için düzenlenmiştir. Bu konuda bir boşluk vardır ve Vergi Usul Kanununda
düzenlenmesinde yarar vardır.
Zayi
belgesinin talep edildiği dava hasımsız olarak görüldüğünden mahkeme kararı,
kesin hüküm oluşturmaz, kesin kanıt değildir ve her zaman aksi iddia ve ispat
edilebilir. Zayi belgesi
taleplerinin, ticari işletmenin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemelerine
yöneltilmesi gerekmektedir.
Zayi
belgesi talebinin, zayi olma halinin gerçekleştiğinin, bir başka deyişle zayi
olma sonucunu doğuran olayın öğrenilmesinden itibaren 15 gün içerisinde
yapılması gerekmekte iken bu süre 7417 sayılı Kanunla 5.7.2022 tarihinden
geçerli olmak üzere 30 güne çıkartılmıştır. Bu sürenin hesabına zayi olma olayının
tarihi değil, olayın öğrenilme tarihine göre hesaplanması gerekmektedir.
Zayi Belgesi, özel hukuka ait bir
belgedir. Alınmış olunması halinin dahi kesin hüküm teşkil etmemesi sebebiyle,
bu belgenin alınmamış olması veya alınmasının ihmal edilmiş olması durumlarında
da, ibraz etmeme fiili dolayısıyla açılacak ceza davalarında, defter ve belgelerin
zayi olduğunu (tabii ki yine inandırıcı ve samimi olarak, hayatın
olağan akışına uygun biçimde ve tacirin elinde olmayan sebeplerle zayi olduğunu)
iddia ve ispat etmek mümkündür.
Buraya
kadar ki açıklamalarımız, ağırlıklı olarak kağıt ortamı içindir. Ancak
elektronik ortamda tutulan defterler ve yine elektronik ortamda düzenlenen
belgeler için zayi olma halinin gerçekleşme olasılıkları gibi konular da şu an
için netleşmeyi bekleyen konular arasında yer almaktadır.