DEFTER VE BELGELERIN YITIRILMESI

Dr. A. Bumin DOGRUSÖZ

Dünya Gazetesi 31.7.2018

Ticaret Kanunu 82. maddesinde tacirlere ticari defterleri, mali tablolari, ticari mektuplari ve defterlere yapilan kayitlari on yil süre ile saklama yükümlülügü getirmistir. Saklama süresi ticari defterlere son kaydin yapildigi, envanterin çikarildigi, ara bilançonun düzenlendigi, yil sonu yil sonu finansal tablolarin ve/veya  konsolide finansal tablolarin hazirlandigi, ticari yazismalarin yapildigi veya muhasebe belgelerinin olustugu takvim yilinin bitisiyle baslamaktadir. Saklama süresi ticaret hukukuna göre 10 yil, vergi hukukuna göre kural olarak bes yildir. Kural olarak dememin sebebi, süreyi uzatan pek çok istisnanin bulunmasidir.

Ancak bu saklama süresi içerisinde elbetteki defter ve belgelerin basina pek çok sey gelebilir. Bu süre içerisinde defter ve belgeler yok olabilecegi gibi tahrip de olabilir, okunamaz hale gelebilir.

Öte yandan defter ve belgelerin yetkili mercilere ibraz edilmemesi, çesitli kanunlarda ayri ayri yaptirima baglanmistir. Iste bu nedenle ibraz edilememe halinin, ibraz etmeme kasdina dayanmadiginin ve ibraz etmemenin elde olmayan bir sebepten ileri geldiginin kanitlanabilmesi için Ticaret Kanunu tacirlere bu konuda da bir mükellefiyet yüklemistir.

Özellikle bu günlerde iklimsel anomalilerin yasandigini, yagmurlarin hizla sele dönüstügü ve isyerlerine de zarar verdigini, muhasebe ve defterlerini de kullanilamaz hale gelmesine sebep oldugunu da dikkate alarak, bu konuyu hatirlatayim istedim.  

Ticaret Kanununun 82/7. maddesine göre; “bir tacirin saklamakla yükümlü oldugu defter ve belgeler; yangin, su baskini veya yer sarsintisi gibi bir afet veya hirsizlik sebebiyle ve kanuni saklama süresi içerisinde kayba ugrarsa, tacir kaybi ögrendigi tarihten itibaren on bes gün içerisinde ticari isletmesinin bulundugu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir”. Madde metninde “yangin, su baskini veya yer sarsintisi gibi” denilmek suretiyle bu gibi olaylarin benzerlerinin de bu kapsamda yorumlanmasi gerektigi ifade edilmistir. Uygulamada bu hükme dayanilarak mahkemelerce verilen belgeye veya karara, “zayi belgesi” adi verilmektedir.

Burada önemli olan, defter ve belgelerin elden çikmasinda, tacirin bir kusurunun olmamasi gerekir. Bir baska deyisle iddianin inandirici ve samimi olmasi, hayatin olagan akisi içerisinde makul olmasi gerekmektedir.

Hasimsiz olarak görülecek bu davada, mahkemeler gerekli arastirmayi yapmak durumundadir. Mahkeme, itfaiye raporu, karakol tutanagi gibi belgeleri incelemenin yani sira sahit de dinleyebilmektedir. Mahkemeye müracaat ederken, kayba yol açan olaya iliskin delillerin yani sira hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istenildiginin de belirtilmesi gerekir. Zira tutulmamis veya tasdiki yaptirilmamis defterler için zayi belgesi istenilmesi mümkün degildir. Tasdik ettirilmis olsa dahi, kullanilmamis, bos defter veya fatura, fis, irsaliye gibi belgeler için zayi belgesi istenemez.

Ancak serbest meslek erbabinca kullanilan defter ve belgelerin zayi halinde, zayi belgesi istenilmesi mümkün degildir. Çünkü zayi belgesi, Ticaret Kanununda tacir için düzenlenmistir. Kanunlarimizda bu konuda bir bosluk vardir ve Vergi Usul Kanununda düzenlenmesinde yarar vardir. 

Zayi belgesinin talep edildigi dava hasimsiz olarak görüldügünden mahkeme karari, kesin hüküm olusturmaz, kesin kanit degildir ve her zaman aksi iddia ve ispat edilebilir. Zayi belgesi taleplerinin, ticari isletmenin bulundugu yer asliye ticaret mahkemelerine yöneltilmesi gerekmektedir.

Zayi belgesi talebinin, zayi olma halinin gerçeklestiginin, bir baska deyisle zayi olma sonucunu doguran olayin ögrenilmesinden itibaren 15 gün içerisinde yapilmasi gerekir. Bu süre, bazen olay tarihine göre 15 günden fazla da olabilmektedir. Bu nedenle buradaki hak düsürücü sürenin her durumda, olay tarihine göre hesaplanmasi mümkün degildir.

Zayi Belgesi, özel hukuka ait bir belgedir. Alinmis olunmasi halinin dahi kesin hüküm teskil etmemesi sebebiyle, bu belgenin alinmamis olmasi veya alinmasinin ihmal edilmis olmasi durumlarinda da, ibraz etmeme fiili dolayisiyla açilacak ceza davalarinda, defter ve belgelerin zayi oldugunu (tabii ki yine inandirici ve samimi olarak, hayatin olagan akisina uygun biçimde ve tacirin elinde olmayan sebeplerle zayi oldugunu) iddia ve ispat etmek mümkündür.

Uygulamada sikça ihmal edilen bu konuya mutlaka gerekli özenin gösterilmesi gerekmektedir.