Isçi özlük dosyasinda neler olmali?
Dünya
Gazetesi / 06.05.2016
Son günlerde kisisel verilerin
korunmasina yönelik yapilan yasal düzenlemelerle birlikte özlük dosyasinin ve
bu anlamda özlük dosyasindaki bilgi ve belgelerin muhafazasi önem kazanmistir.
Kisisel verilerin islenmesinde basta
özel hayatin gizliligi olmak üzere kisilerin temel hak ve özgürlüklerini
korumak ve kisisel verileri isleyen gerçek ve tüzel kisilerin yükümlülükleri
ile uyacaklari usul ve esaslari düzenlemek üzere hazirlanan 6698 sayili Kisisel
Verilerin Korunmasi Kanunu 07.04.2016 tarih ve 29677 sayili Resmi Gazete'de
yayimlandi
Is Kanunu’nun 75. maddesine göre,
isveren çalistirdigi her isçi için bir özlük dosyasi düzenler. Isveren bu
dosyada, isçinin kimlik bilgilerinin yaninda, bu kanun ve diger kanunlar
uyarinca düzenlemek zorunda oldugu her türlü belge ve kayitlari saklamak ve
bunlari istendigi zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadir.
Is Kanunu'nda isçi özlük dosyasinda
yer alacak belgeler açik olarak belirtilmemistir. Ancak, is basvuru formu, is
sözlesmesi, görev tanimlari, nüfus kâgidi örnegi ve vesikalik fotograf,
ikametgâh ilmühaberi (yerlesim belgesi), adli sicil kaydi, ISG egitim
belgeleri, mesleki egitim belgeleri, saglik raporlari, diploma sureti, deneme
süresi degerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diger belgeler, disiplin
kurulu kararlari gibi belgeler yer alabilir.
Isveren, isçi hakkinda edindigi
bilgileri dürüstlük kurallari ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli
kalmasinda isçinin hakli çikari bulunan bilgileri açiklamamakla yükümlüdür.
***
Özlük dosyasi kaç yil saklanacak?
Is mevzuatinda özlük dosyalarinin
kaç yil saklanmasi gerektigi yönünde bir hüküm bulunmamaktadir.
SGK mevzuatina göre; isveren, isyeri
sahipleri; isyeri defter, kayit ve belgelerini ilgili oldugu yili takip eden
yilbasindan baslamak üzere on yil süreyle, kamu idareleri otuz yil süreyle,
tasfiye ve iflâs idaresi memurlari ise görevleri süresince saklamak zorundadir.
SGK'nin denetim ve kontrol ile
görevlendirilen memurlarinca istenilmesi halinde de bu kayit ve belgelerin
onbes gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.
Bununla birlikte, Is Sagligi ve
Güvenligi mevzuatina göre kisisel saglik dosyalarinin 15 yil saklanmasi
gerekmektedir.
Piyasada “isçi özlük dosyasi” olarak
satilan dosyalarin çogunlugunda, dosyada yer almasi gerektigi belirtilen
belgelerin kanunî zorunluluk gibi algilanmaya yol açtigi ve isverenleri
gereksiz kirtasiye sikintisina soktugu görülmektedir. Bu dosyalarda belirtilen
birçok belge, yasal zorunlulugu bulunmayan, uygulamada teamül olarak uygulanan
belge ve kayitlari da içermektedir.
Özlük dosyasinda hangi belgeler
olmali?
Isçi özlük dosyasinda bulunmasinda
fayda bulunan belgeler;
- Is basvuru formu örnegi,
- Is sözlesmesi örnegi,
- Görev tanimlari,
- Nüfus kâgidi örnegi ve vesikalik
fotograf,
- Deneme süresi degerlendirme formu,
- Ihtarname, uyari, tutanak ve diger
belgeler,
- Disiplin kurul kararlari
- Nüfus müdürlügünden alinacak
ikametgâh ilmühaberi,
- Adli sicil kaydi,
- Diploma sureti,
- Nakil gelen personel için
kümülatif vergi matrahi ve gelir vergisi tutari,
- Kan grubu karti,
- Evli personelin evlilik cüzdani
fotokopisi (esin ve varsa çocuklarin nüfus cüzdani fotokopileri),
- Askerlik yapan personelin terhis
belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,
- Saglik raporlari,
- Teslim edilen araç gereç için
zimmet belgesinin bulunmasi faydali olacaktir